同事传错一份卷宗之后，我重做了所内的 AI 使用规范

上个月，一位助理把一份包含当事人身份证扫描件的卷宗，发到了有外部成员的微信群。

发现后立刻撤回，但撤回不等于没发生。文件已经在服务器上存在了三十秒，在群成员手机上可能存在了更久。

事后追责没意义。真正要做的是把漏洞堵上。

为什么"口头提醒"从来没管用过

我们先做的是群发通知：「请大家注意涉密文件不要外传」。

一周后，同样的错误又发生了一次，只是换了个人。

原因很简单：规则依赖记忆，记忆会失效；但流程不会。

有效的是卡点，不是提醒

第二版规范我们只加了一件事：技术卡点。

不是"请不要上传"，而是"你的工具在你上传前会先问一句"。

具体落地是三条：

一、涉密通道物理隔离

明确列出哪些属于涉密：未公开卷宗、当事人身份信息、合同原件、商业秘密。

这类的处理只允许在本机完成，任何需要联网的环节都不做。

二、强制脱敏前置于任何外发动作

不是"记得脱敏"，而是工具在检测到身份证号、账号、车牌等 18 类字段时，自动阻断并要求确认。

提醒会忘，卡点不会。

三、责任人可追溯

每一次 AI 处理案卷，记录：谁发起、处理了哪些文件、脱敏规则版本、生成了什么。

出事时能查，不出事时没人看——但没有记录就等于默认没发生。

三个反直觉的发现

一、年轻律师反而更容易出问题。 不是因为他们不懂法，是因为他们更依赖工具、更少设防。老律师上传前会多问一句"这个能发吗"，年轻人直接就拖进去了。

二、真正危险的不是大文件，是小片段。 一份卷宗 200 页，没人敢传。但从里面摘一段话发到群里，风险其实一样。限制要按内容，不能按文件大小。

三、真正能防住的是默认值。 我们把工具默认设置成"检测到敏感字段就暂停"，律师可以手动跳过，但需要明确点一次确认。这个"多一步"拦住了八成的问题。

落地清单

如果你也要在所内推类似规范，这几项可以先做：

• [ ] 明确本所的涉密材料定义（写在纸上，不要口头）
• [ ] 涉密材料处理只允许本机
• [ ] 工具默认开启敏感字段检测与阻断
• [ ] 建立处理记录（谁、何时、什么文件、什么结果）
• [ ] 每季度复盘一次，看是否有人绕过流程

最后一条最容易被忽略。 半年不看的规范等于没有规范。

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本文仅供参考，不构成法律意见。各所数据安全制度应结合自身情况制定。